Barion Pixel
Главная страница / Учебный центр / Использование Центрального архива документов
Использование Центрального архива документов
Центральный архив документов — это интеллектуальная система хранения документов, которая позволяет безопасно собирать все ваши юридические документы в одном месте. Благодаря расширенной функции поиска вы можете найти любой документ за считанные секунды. Вы можете получить к нему доступ через меню «Мои контракты» — понятное название интерфейса архива. Контракты отслеживаются по статусу, что позволяет вам видеть, кто еще не подписал, где застрял процесс, кто открыл или прочитал документ, при этом большинство процессов автоматизируются для вас.
шаг

В меню «Менеджер контрактов» выберите «Мои контракты», чтобы открыть интерфейс Центрального архива.

шаг

Интерфейс Contract Manager автоматически классифицирует документы по четырем динамическим разделам, что упрощает отслеживание статуса каждого дела. Каждый раздел имеет свой цветовой код для лучшего визуального различения.

шаг

Черновики:
Здесь вы найдете незавершенные контракты, которые вы начали заполнять, но не закончили. Если черновиков нет, этот раздел исчезает, чтобы ваше рабочее пространство оставалось чистым.

шаг

Ожидающие принятия:
В этом разделе содержатся документы, которые вы получили от других лиц, но еще не приняли. Он отображается только в том случае, если в нем есть элементы.

шаг

Контракты, ожидающие подписания:
В этом разделе перечислены все документы, ожидающие подписания, что позволяет вам мгновенно увидеть, какие из них еще требуют действий с вашей стороны или со стороны ваших партнеров.

шаг

Подписанные контракты:
В этом разделе хранятся окончательные соглашения, подписанные всеми сторонами.

шаг

Функция отслеживания электронной почты в режиме реального времени показывает, какие из отправленных вами уведомлений о контракте были отклонены, доставлены или открыты получателями. Это позволяет вам мгновенно обнаруживать проблемы с доставкой или подтверждать, когда ваш партнер просмотрел контракт, что помогает вам более эффективно управлять коммуникацией.

шаг

Документы с значком комментария указывают на наличие отзывов. При нажатии на значок сразу открываются соответствующие комментарии к данному контракту.

шаг

Вы можете назначать контрактам собственные внутренние статусы и фильтровать их в результатах поиска. Это позволяет точно отслеживать и управлять внутренними рабочими процессами.

шаг

В списке, щелкнув правой кнопкой мыши по контракту, вы откроете контекстное меню, в котором можно быстро выполнить основные действия (просмотр, копирование, редактирование или удаление), что позволяет выполнять общие задачи без открытия самого документа.

шаг

Быстрая строка поиска по свободному тексту позволяет ввести любое ключевое слово или фразу, и система мгновенно отобразит соответствующие результаты из заголовков, контента или данных партнеров. Открытие подробного поиска расширяет возможности фильтрации и отображения — вы можете уточнить результаты по шаблону, статусу, диапазону дат, внутренней метке или связанной учетной записи.

шаг

Плавающее меню быстрого доступа в правом нижнем углу позволяет одним щелчком мыши создать новый контракт. Это дает вам мгновенный доступ к шаблонам и позволяет приступить к созданию документа без необходимости перехода по раскрывающимся меню.